Strict Standards: Only variables should be passed by reference in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/modules/functions.php on line 805 Strict Standards: Only variables should be passed by reference in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/modules/functions.php on line 806 Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 150 Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 150 Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 150 Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 150 Strict Standards: Only variables should be passed by reference in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/index.php on line 98 Революция
.: Навигация

.: Кафедры
  • Машины и технология литейного производства
  • Машины и технология обработки металлов давлением
  • Химии
  • Технологии металлов и металловедения
  • Электротехники, вычислительной техники и автоматизации
  • Теоретической механики
  • Теории механизмов и машин
  • Кафедра технологии машиностроения
  • Сопротивление материалов и теории упругости
  • Триботехника
  • Турбиностроение и средства автоматики
  • Высшей математики
  • Менеджмента
  • Экономики и предпринимательства
  • Истории и общей экономической теории
  • Философии
  • Безопасности жизнедеятельности и промышленной экологии

    .: Авторизация
    Логин
    Пароль
     
    .: Голосование

    Корочка нужна
    Без образования никуда
    От армии кошу



    .: Самые читаемые
    » Культура России 18 века
    » Курсовая работа по ТАУ - 4 курс
    » Реферат по истории "Культура 18 века России"
    » Реферат по истории "Первая мировая война 1914-1918 года" - 1 курс
    » Реферат по экологии "Общие экологические проблемы городов мира."
    » Роль знаний в жизни индивида
    » Курсовой проект по "Детали машин" - 4 курс
    » Пример отчета по практике
    » Общая химия. Основные классы неорганических соединений.
    » Шпоргалка по истории "все основные даты" - 1 курс
    » Курсовая работа по "ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РАСЧЁТ НАДЁЖНОСТИ ТИРИСТОРНОГО ПРЕОБРАЗОВАТЕЛЯ"
    » Основные законы химии
    » КУРСОВАЯ РАБОТА: Кадровые стратегии организации
    » Как правильно самому написать реферат
    » МЕХАНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ И РЕЖИМЫ РАБОТЫ ТРЕХФАЗНЫХ АСИНХРОННЫХ ДВИГАТЕЛЕЙ
    » Исторические даты. История за 1 курс.
    » Курсовая работа по "Токарные и токарно-винторезные станки"
    » Химическая кинетика и равновесие.
    » Курсовой проект по надежности "НАДЕЖНОСТЬ СИСТЕМ АВТОМАТИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ"
    » Шпоргалки по истории
    » ТСА Лекция. Технические средства систем автоматизации
    » Все уроки по английскому языку ( юниты unit )
    » Курсовой проект - Автоматизированный электропривод
    » Химия. Таблица кислот.
    » Конспект история техники. Весь констпект.

    .: Спонсоры проекта
    Ментальная арифметика ментальная арифметика raduga.space

    .: Архив
    Июль 2011 (1)
    Январь 2010 (1)
    Декабрь 2009 (1)
    Июль 2009 (45)
    Июнь 2009 (38)
    Май 2009 (41)
    Апрель 2009 (42)
    Март 2009 (40)
    Февраль 2009 (41)
    Январь 2009 (47)
    Декабрь 2008 (47)
    Ноябрь 2008 (48)
    Октябрь 2008 (42)
    Сентябрь 2008 (45)
    Август 2008 (45)
    Июль 2008 (44)
    Июнь 2008 (44)
    Май 2008 (48)
    Апрель 2008 (47)
    Март 2008 (47)
    Февраль 2008 (47)
    Январь 2008 (45)
    Декабрь 2007 (41)
    Ноябрь 2007 (51)
    Октябрь 2007 (47)
    Сентябрь 2007 (39)
    Август 2007 (49)
    Июль 2007 (44)
    Июнь 2007 (41)
    Май 2007 (42)
    Апрель 2007 (35)
    Март 2007 (37)
    Февраль 2007 (31)
  •  

    Поиск по сайту:

    Революция
    Раздел: Материалы » Рефераты | 23 09 08 | Автор:Виталий | просмотров: 7986 | печать
     (голосов: 0)

    План

    I. Введение…………………………………………………………2
    II. Основная часть………………………………………………….4
    2.1. Общие правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов………...4
    2.2. Понятие, сущность и оформление реквизита «Резолюция»…………………………………………………….8
    2.3. Особенности современной практики оформления резолюций………………………………………………………15
    III. Заключение……………………………………………………..25
    IV. Список использованной литературы……………………….27


    I. Введение

    Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1) .


    Рис.1. Схема документационного обеспечения управления

    Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство – процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение. Порой руководителями служб делопроизводства ста¬новятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работ¬ники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на крат¬косрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства . Отсюда – актуальность темы данной курсовой работы.
    Особое внимание в работе уделено рассмотрению правил оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов и отдельного реквизита «Резолюция», а также особенностям современной практики оформления резолюций.

    II. Основная часть
    2.1. Общие правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

    Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.
    Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов. Стандартизация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение.
    Управленческие (организационно-распорядительные) документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского “reguisitum” — требуемое, не¬обходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначе¬нию, он должен быть составлен в соответствии с формой, приня¬той для данной категории документов. От полноты и качества офор¬мления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
    Настоящий стандарт ГОСТ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на до¬кументах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформ¬ления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной рас¬поряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.
    В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Схема расположения реквизитов на документе представлена на рисунке 2. Описание реквизитов, показанных на рис.2, дано в таблице 1 . Следует отметить, что дата документа, равно как и регистрационный номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе под них оставляется место.

    Рис.2. Схема расположения реквизитов

    Таблица 1. Описание реквизитов
    01 Государственный герб Российской Федерации
    02 Герб субъекта Российской Федерации
    03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
    04 Код организации
    05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
    06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
    07 Код формы документа
    08 Наименование организации
    09 Справочные данные об организации
    10 Наименование вида документа
    11 Дата
    12 Регистрационный номер документа
    13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
    14 Место составления или издания документа
    15 Адресат
    16 Гриф утверждения документа
    17 Резолюция
    18 Заголовок к тексту
    19 Отметка о контроле
    20 Текст документа
    21 Отметка о наличии приложения
    22 Подпись
    23 Гриф согласования документа
    24 Визы согласования документа
    25 Оттиск печати
    26 Отметка о заверении копии
    27 Отметка об исполнителе
    28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
    29 Отметка о поступлении документа в организацию
    30 Идентификатор электронной копии документа

    Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста).
    В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов упрощает организацию учета и контроля.


    2.2. Понятие, сущность и оформление реквизита «Резолюция»

    Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью простой управленческой техники – оформления резолюций.
    Организационной основой любой системы документооборота является четкое распределение функций и ответственности органов управления компанией, а также разграничение функциональных обязанностей между руководителем компании и его заместителями, предоставление прав и полномочий руководителям структурных подразделений и иным должностным лицам нижестоящего управленческого уровня. Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Секретарю всегда необходимо понимать, что поручение должно быть адресовано прежде всего тому, кто имеет право и обязан в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в конкретной области, конечно же, с учетом иерархии и подчиненности. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение.
    По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании.
    Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий. Но самое главное – руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному документу.
    Направление документа на исполнение находит свое документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе. Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его технологической обработки .
    Резолюция на документе — письменное указание руководите¬ля исполнителю о характере и сроках исполнения документа . В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например:

    А.В. Зайцевой
    П.С. Никитину
    Прошу подготовить проект
    генерального соглашения
    с фирмой «Нота» к 21.03.2009
    Подпись
    01.03.2009

    При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым. Исполнители в этом случае выступают в качестве соисполнителей. Указание их в резолюции выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей на рабочие совещания для рассмотрения хода и результатов работы по выполнению поручения. Соисполнители обязаны представлять материалы (проекты документов) ответственному исполнителю. Обязанность ответственного исполнителя – анализировать, обобщать представленные материалы и готовить проект окончательного документа, являющегося результатом выполнения поручений, данных в резолюции.
    Резолюция должна четко определять результат исполнения («подготовить предложения», «учесть при разработке проекта», «согласен», «к сведению», «прошу доложить», «для анализа и обобщения» и др.). В резолюции может оговариваться и форма представления результатов исполнения («дать заключение», «подготовить сводку отзывов»).
    Формулировка решения должна начинаться с глагола, например: «представить на утверждение к…», «включить в план…», «подготовить ответ», «рассмотреть к…» и т.п. Формулировки «прошу подготовить ответ», «прошу рассмотреть к…» отражают демократичный стиль управления, которого придерживается руководитель, и свидетельствуют о проявлении служебной этики, они нисколько не снижают роль резолюции как прямого указания.
    Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции, является индивидуальным сроком исполнения и будет использован в качестве основного критерия в процессе анализа исполнительской дисциплины (исполнено вовремя / нет). Руководитель обычно устанавливает сроки исполнения исходя из значимости для деятельности компании конкретного вопроса, изложенного в документе. Но при рассмотрении повторяющихся вопросов (например, в регулярной переписке с постоянными контрагентами и партнерами) целесообразно устанавливать одни и те же сроки рассмотрения документов. К тому же, ответ на письма клиентов с резолюцией руководителя, содержащей конкретное и исчерпывающее решение вопроса, лучше подготовить в тот же день.
    Отмечая для себя сроки исполнения документов с повторяющимися вопросами (особенно в переписке) и фиксируя статус (вопрос/корреспондент – управленческое решение/резолюция – срок), секретарь может таким образом начать формировать перечень типовых сроков исполнения документов, которые рассматриваются руководителем и содержат его резолюцию. Эти типовые сроки исполнения в конкретной компании в дальнейшем могут быть подготовлены к утверждению в качестве самостоятельного внутреннего норматива или включены в состав инструкции по делопроизводству. Традиции документооборота своей компании («приоритетный вопрос», «лучший клиент» и т.п.) секретарь-помощник должен сочетать с требованиями общегосударственных нормативно-методических документов (например, Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991) вводит понятие типовых сроков исполнения документов и содержит соответствующий перечень) .
    Резолюция может быть оформлена на самом документе, и тогда она пишется от руки руководителем. Резолюция размещается в заголовочной части документа на свободном от текста месте. Если на документе несколько резолюций, и для их размещения в заголовочной части документа места недостаточно, резолюция может быть оформлена на любом свободном от текста месте документа. На документе не должно быть более четырех резолюций. Пример оформления реквизита «Резолюция» показан на рис.3.
    Рис.3. Пример оформления реквизита "Резолюция"

    Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита , которая приведена на рисунках 4 и 5.

    Рис.4. Расположение реквизита "Резолюция" (17) на формате А4 углового бланка

    Рис.5. Расположение реквизита "Резолюция" (17) на формате А4 продольного бланка
    Второй вариант – оформление резолюции на специальном бланке формата А5 или А6. В этом случае резолюция может составляться самим руководителем или готовиться до рассмотрения документа руководителем, его помощником или референтом. Если руководитель согласен с содержанием документа, ему остается лишь расписаться на бланке под составленной резолюцией.
    При оформлении резолюции на бланке обязательно указывается наименование документа, дата и номер документа, к которому резолюция относится. Резолюции, оформленные на бланке, в практике управления называют поручениями. Резолюция, оформленная на бланке, подкалывается к документу, и после исполнения документа вместе с ним подшивается в дело. Резолюция является неотъемлемой частью документа, она может содержать важную для его последующего использования информацию, поэтому ни в коем случае не должна уничтожаться.


    2.3. Особенности современной практики оформления резолюций

    Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.
    На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем, что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки информационного характера, как правило, на начальной стадии переговоров и контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о покупке бизнеса и т.п.).
    Интересны сведения, полученные в результате анализа техники личной работы руководителей в крупной российской компании .
    В целом первый руководитель и его заместители понимают важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать – когда».
    Но ее полная форма, с указанием срока исполнения, используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70 проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его получения.
    Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации.
    При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться определяющим фактором при направлении документа на исполнение.
    Оценивая полноту элементов стандартной речевой модели резолюции «Кому – что сделать – когда», следует обратить внимание на характерные особенности, в которых и проявляются индивидуальные черты стиля управления. Интересны, например, такие варианты:
    ● Прошу предложений.
    ● Прошу решить и подготовить необходимые документы.
    ● Прошу совместного решения.
    ● Прошу предложений о сотрудничестве.
    ● Прошу подготовить распоряжение.
    ● Прошу согласовать позиции.
    ● Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку.
    ● Прошу представить план реализации.
    Подобные формы резолюции отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа сотрудничества (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно). Руководителю на рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании инициалов после фамилии (Петрову Ю.С.), выражает прямое поручение в форме просьбы (даже если иногда глагол прошу сокращается до условного обозначения «Пр.»), тем самым правильно транслируя сотрудникам компании культуру эффективного взаимодействия.
    Иногда руководитель вместе с поручением «Что сделать» дополнительно формулирует в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Эта оценка является для секретаря и для исполнителя – автора документа самым важным элементом неформальной обратной связи:
    ● Оплатить. Это важно.
    ● Согласен. Опасно.
    ● Прошу учесть. Интересно.
    ● Разумно.
    ● Надо решить. Предлагайте.
    ● Что это?
    ● Зачем?
    Такие резолюции важно научиться правильно читать и понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты, воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта решения. Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию поручения.
    Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.
    Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей. В этом случае секретарь должен передать документ с подобной резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием (инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического документа и др.
    В дополнение к подписи, заменяющей положительную резолюцию, руководитель может проставить утвердительное слово «Да». В такой форме резолюции яснее всего выражается согласие с предложенным проектом решения, который может поступить на рассмотрение, оформленный и как внутренний документ компании (инициативная служебная или докладная записка), и в письме, полученном от клиента или контрагента. Секретарю в подобных случаях необходимо контролировать, чтобы резолюции «Да» и просто подпись не проставлялись на документах, содержащих альтернативные проекты решений («или-или»), поскольку толковать конкретные решения руководителя секретарь не может, а повторно обращаться к нему за устными разъяснениями не всегда удобно.
    Часто резолюция оформляется как простое адресование «Кому» с обозначением фамилии и инициалов исполнителя (с подписью руководителя или без). Подобная форма означает, что документ по существу не рассматривался, руководитель считает, что решение должен принять один из его заместителей или руководитель подразделения компании в рамках закрепленной сферы ответственности, предоставленных полномочий или текущих рабочих функций, о которых руководитель знает и соблюдение которых может лично контролировать. В этом случае руководителем осуществляется простое и сугубо техническое распределение документов по исполнителям в рамках выполнения операции «направление документов на исполнение». Вопрос, содержащийся в документе, руководитель воспринимает как информацию для сведения. Передавая документ с такой резолюцией на дальнейшее исполнение, секретарь отмечает, какие конкретные вопросы, в каких документах, полученных от каких адресатов руководитель поручает решать (делегирует) своим заместителям или руководителям конкретных подразделений. В дальнейшем эта информация может быть использована в процессе совершенствования системы делегирования полномочий - для подготовки новых версий приказов о разграничении функций, актуализации положений о должности, должностных инструкциях и т.п.
    Резолюция иногда может выглядеть, как отметка на документе, и содержать глагол «Ознакомлен» и подпись, которые означают, что решение руководителем не принято, конкретное поручение отсутствует, информация получена для сведения, решение вопроса отложено. Внутренний документ с подобной резолюцией (например, служебную записку) секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего корреспондента, – передать в профильное функциональное подразделение или сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и составляет его документальный фонд.
    Резолюцию выносит руководитель, но и секретарю необходимо знать некоторые особенности принятия решений, которые находят свое выражение в резолюции. Их можно сформулировать следующим образом :
     способ выполнения поручения, данного в резолюции, можно не указывать, если исполнителю доверяют самостоятельный выбор способа выполнения задания;
     если выбор способа исполнения поручения исполнителю доверять нельзя или это не желательно по каким-либо причинам, в резолюции следует конкретизировать, что и как должен делать исполнитель;
     следует стремиться к тому, чтобы у задания, данного в резолюции, был только один исполнитель, соисполнители нужны только в тех случаях, когда поручения затрагивают интересы разных подразделений;
     резолюция должна быть понятна исполнителю, она должна исключать возможность разночтений и быть исчерпывающей, чтобы исключить возможность обращения к руководителю за разъяснениями.




    Также секретарь должен:
    ● …помнить, что документооборот – это фактор оборота капитала. Быстрота решения вопроса зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот вопрос.
    ● …понимать, что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.
    ● …направлять документ на исполнение непосредственно тому исполнителю и в то подразделение, в котором вопрос должен быть решен конкретно, по существу и в минимальные сроки. Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления.
    ● …изучить правила оформления управленческих решений и поручений в форме резолюций (ГОСТ Р 6.30-2003).
    ● …постоянно анализировать речевые модели, которые использует руководитель для проставления резолюций в зависимости от рассматриваемого вида документа, значимости вопроса и предлагаемых в документе решений, анализировать приоритеты, которые расставляет руководитель, устанавливая сроки исполнения.
    ● …опираться в работе на четкие основы технологии работы с документами – формировать и представлять на утверждение перечни и классификаторы документов, отражающих и нормативные требования, и технику личной работы руководителя, и традиции документооборота.
    ● …кратко сформулировать и отразить на схеме организационной структуры компании все предметные области, зоны ответственности, полномочия руководителей и функции подразделений, использовать схему в качестве основного справочника для направления документов на исполнение и постоянно ее актуализировать.
    ● …укреплять сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем в трансляции управленческих решений, получении обратной связи по ним и укреплении исполнительской дисциплины в компании.



    III. Заключение

    Таким образом, совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
    Трудно представить какой либо вид деятельности в современном бизнесе, не связанный с оформлением, получением и хранением документов. Начиная с регистрации предприятия, предприниматель приступает к документированию своей работы и на протяжении всей своей деятельности он сталкивается с вопросами делопроизводства.
    Порой правильное оформление пустяковой бумаги является трудноразрешимой задачей, отнимающей много времени.
    Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью простой управленческой техники – оформления резолюций.
    Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей, секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего :
    ● резолюция – это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;
    ● резолюция должна быть подписана и датирована ее автором;
    ● резолюция проставляется, как правило, на самом документе;
    ● резолюция является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом» руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов, отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;
    ● резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.
    Таким образом, практика бизнеса и установленная система принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию контроля исполнения в любой компании.

    IV. Список использованной литературы

    Основная литература:

    1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003
    2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб.пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»)
    3. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. 5-е изд., перераб. и доп. – М: ИНФРА-М, 2007. – 495 с. – (Б-ка словарей «ИНФРА-М»).

    Дополнительная литература:

    1. "Секретарь-референт" №6, 2006:
     В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент Государственного Университета Управления – «Резолюция на документе»
    "Секретарь-референт" №10, 2007:
     В. Иритикова, член Гильдии Управляющих Документацией – «Резолюции и поручения руководителя»
    2. Интернет-портал www.intuit.ru – Интернет-Университет Информационных Технологий – дистанционное образование

      Скачать полную версию - rezoljucija.zip [229.8 Kb] (cкачиваний: 31)



    Информация
    Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии в данной новости.


    Неофициальный сайт "Санкт-Петербургский институт машиностроения"
    Связь с администрацией
    Карта сайта
    Все права защищены 2007-2008 ©