Strict Standards: Only variables should be passed by reference in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/modules/functions.php on line 805 Strict Standards: Only variables should be passed by reference in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/modules/functions.php on line 806 Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 150 Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 150 Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 150 Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 150 Strict Standards: Only variables should be passed by reference in /var/www/spimash_new/data/www/spimash.ru/index.php on line 98 Подписание официальных документов
.: Навигация

.: Кафедры
  • Машины и технология литейного производства
  • Машины и технология обработки металлов давлением
  • Химии
  • Технологии металлов и металловедения
  • Электротехники, вычислительной техники и автоматизации
  • Теоретической механики
  • Теории механизмов и машин
  • Кафедра технологии машиностроения
  • Сопротивление материалов и теории упругости
  • Триботехника
  • Турбиностроение и средства автоматики
  • Высшей математики
  • Менеджмента
  • Экономики и предпринимательства
  • Истории и общей экономической теории
  • Философии
  • Безопасности жизнедеятельности и промышленной экологии

    .: Авторизация
    Логин
    Пароль
     
    .: Голосование

    Корочка нужна
    Без образования никуда
    От армии кошу



    .: Самые читаемые
    » Культура России 18 века
    » Курсовая работа по ТАУ - 4 курс
    » Реферат по истории "Культура 18 века России"
    » Реферат по истории "Первая мировая война 1914-1918 года" - 1 курс
    » Реферат по экологии "Общие экологические проблемы городов мира."
    » Роль знаний в жизни индивида
    » Курсовой проект по "Детали машин" - 4 курс
    » Пример отчета по практике
    » Общая химия. Основные классы неорганических соединений.
    » Шпоргалка по истории "все основные даты" - 1 курс
    » Курсовая работа по "ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РАСЧЁТ НАДЁЖНОСТИ ТИРИСТОРНОГО ПРЕОБРАЗОВАТЕЛЯ"
    » Основные законы химии
    » КУРСОВАЯ РАБОТА: Кадровые стратегии организации
    » Как правильно самому написать реферат
    » МЕХАНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ И РЕЖИМЫ РАБОТЫ ТРЕХФАЗНЫХ АСИНХРОННЫХ ДВИГАТЕЛЕЙ
    » Исторические даты. История за 1 курс.
    » Курсовая работа по "Токарные и токарно-винторезные станки"
    » Химическая кинетика и равновесие.
    » Курсовой проект по надежности "НАДЕЖНОСТЬ СИСТЕМ АВТОМАТИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ"
    » Шпоргалки по истории
    » ТСА Лекция. Технические средства систем автоматизации
    » Все уроки по английскому языку ( юниты unit )
    » Курсовой проект - Автоматизированный электропривод
    » Химия. Таблица кислот.
    » Конспект история техники. Весь констпект.

    .: Спонсоры проекта
    На rentgeny.ru самый большой каталог пленки рентгеновской. VPS или VDS

    .: Архив
    Июль 2011 (1)
    Январь 2010 (1)
    Декабрь 2009 (1)
    Июль 2009 (45)
    Июнь 2009 (38)
    Май 2009 (41)
    Апрель 2009 (42)
    Март 2009 (40)
    Февраль 2009 (41)
    Январь 2009 (47)
    Декабрь 2008 (47)
    Ноябрь 2008 (48)
    Октябрь 2008 (42)
    Сентябрь 2008 (45)
    Август 2008 (45)
    Июль 2008 (44)
    Июнь 2008 (44)
    Май 2008 (48)
    Апрель 2008 (47)
    Март 2008 (47)
    Февраль 2008 (47)
    Январь 2008 (45)
    Декабрь 2007 (41)
    Ноябрь 2007 (51)
    Октябрь 2007 (47)
    Сентябрь 2007 (39)
    Август 2007 (49)
    Июль 2007 (44)
    Июнь 2007 (41)
    Май 2007 (42)
    Апрель 2007 (35)
    Март 2007 (37)
    Февраль 2007 (31)
  •  

    Поиск по сайту:

    Подписание официальных документов
    Раздел: Материалы » Курсовые работы | 23 08 08 | Автор:Виталий | просмотров: 16207 | печать
     (голосов: 0)

    План

    I. Введение…………………………………………………………...2
    II. Основная часть……………………………………………………4
    2.1. Понятие, сущность и виды официальных документов…….4
    2.2. Правила и особенности подписания официальных документов…………………………………………………………7
    III. Заключение………………………………………………………11
    IV. Список использованной литературы………………………...13

    I. Введение

    Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами.
    Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу. Документирование всех операций позволяет контролировать правильность использования средств, сохранность товарно-материальных и денежных ценностей .
    Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов .
    В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня¬тия «документ»: документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .
    В русский язык понятие документа вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие пра¬вовую значимость. В настоящее время существует около 60 видов управленческих документов.
    Как носители информации, документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
    Подписание официальных документов является важнейшим вопросом, требующим детального рассмотрения.
    В своей курсовой работе мне хотелось бы детально рассказать про официальные документы, их виды, правила и особенности их подписания.

    II. Основная часть
    2.1. Понятие, сущность и виды официальных документов

    Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязан¬ных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководите¬лем организации. Организация издает следующие документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции, решения, протоколы, акты, письма и др.
    Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.
    Официальные документы — это документы, созданные юриди¬ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке .
    Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
    Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:
    1) личные – заявление, автобиография, резюме, доверенность, расписка и др.;
    2) директивные и распорядительные документы – приказ, распоряжение, решение;
    3) адми¬нист¬ративно-организационные – устав, положение, должностная инструкция;
    4) информационно-справочные – акт, справка, докладная записка, протокол;
    5) деловые письма – письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.;
    6) финансовые и учетные документы – платежные ведомости.
    Все официальные документы подразделяют на:

     управленческие;
     научные;
     технические;
     технологические;
     производственные и др.

    Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.
    В состав управленческой документации входит следующая:

     организационная;
     распорядительная;
     информационно-справочная;
     по личному составу;
     плановая.

    Состав документов в организации зависит от:
     порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);
     объема и характера взаимосвязей в организации;
     характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.
    Документ возник, прежде всего, для того, чтобы зафиксировать ин¬формацию и придать ей юридическую силу. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
     соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
     издавать документы только в пределах своей компетенции;
     соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
    Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов. Реквизит документа — обязательный информационный эле¬мент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письмен¬ного документа. В настоящем стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 определено 30 реквизитов.
    Для управленческой деятельности юридическая сила докумен¬тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор¬мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча¬стников управленческих действий (органов управления, их струк¬турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основы¬вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
    Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов.

    2.2. Правила и особенности подписания официальных документов

    Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает :
    1. подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;
    2. редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;
    3. согласование уточненного варианта текста документа;
    4. оформление окончательного варианта текста документа;
    5. утверждение (подписание) документа;
    6. регистрацию документа;
    7. тиражирование документа;
    8. передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности.
    Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений.
    Подписание, или утверждение официального документа – очень важный этап в работе с ним. Подписание документа означает официальное удостоверение документа (скрепление его подписью должностного лица) . Существует такой термин как дата официального документа – т.е., реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
    В целом, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К этим принципам относится и снижение уровня подписания документов . Это означает, что руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов.
    Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.
    Основные правила подписания официальных документов:
    1. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структур¬ном подразделении, должностной инструкцией, приказом о рас¬пределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
    2. Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
    3. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
    4. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.
    5. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издавае¬мые руководителем коллегиального органа в единоначальном по¬рядке, имеют одну подпись.
    6. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подго¬товку.
    7. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
    8. В целях сокращения количества применяемых форм документов, министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как тради¬ционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утвер¬ждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспе¬чения. Составление документов, не указанных в табеле, запреща¬ется.


    III. Заключение

    Таким образом, вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
    Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
    Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов.
    Подписание официальных документов – важная составляющая в работе с документацией организации. Как уже было сказано, подписание документа означает официальное удостоверение документа (скрепление его подписью должностного лица).
    В целом, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К этим принципам относится и снижение уровня подписания документов.
    Таким образом, руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. В положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях оговаривается право подписания части документов руководителями структурных подразделений и ответственными исполнителями. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот.


    IV. Список использованной литературы

    1. Дёмин Ю. М. Делопроизводство и архивное дело. СПб.: Питер, 2005. 401 с.
    2. Иванец Г.И., Калинский И.В., Червонюк В.И. Конституционное право России: энциклопедический словарь / Под общей ред. В.И. Червонюка. — М.: Юридическая литература, 2002. — 432 с.
    3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»)
    4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече¬ние управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 10
    5. «Секретарь-референт» №7, 2005. Янковая В.Ф. Документооборот организации
    6. Словарь по экономике и финансам «Глоссарий.ру» (http://www.glossary.ru/)
    7. Управление организацией: Энциклопедический словарь. – М.: «ИНФРА-М», 2001. - 822 с.
    8. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ
    9. Экономика для всех: Популярный словарь / Сост. Т.М. Ершова, О.В. Амуржуев, Е.П. Голубков, Ю.В. Данилов; Под науч. ред. О.В. Амуржуева. – М.: «Экономика», 1997. - 389 с.
      Скачать полную версию - podpisanie_oficialnykh_dokumentov.zip [16.91 Kb] (cкачиваний: 49)



    Информация
    Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии в данной новости.


    Неофициальный сайт "Санкт-Петербургский институт машиностроения"
    Связь с администрацией
    Карта сайта
    Все права защищены 2007-2008 ©