СПИМаш > Дипломные проекты > Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа.

Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа.


19 08 08. Разместил: bizdrya
ОГЛАВЛЕНИЕ:
Введение. 5
1 Общая характеристика делопроизводства.
1.1. История развития системы государственного делопроизвод-ства.
7
1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства. 11
2 Документационное обеспечение управления.
2.1.Общие понятия документационного обеспечения. 16
2.2.Системы документации. 21
2.3.Организация работы с документами.
2.3.1. Нормирование оформления документов. 32
2.3.2. Организация документооборота. 34
3 Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа.
3.1. Факультет, как учебно-научное подразделение университета. 63
3.2. Типы документов обращающихся на факультете. Подразде-ления, издающие и использующие их.
64
3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения документов в учебно-научном подразделении ВУЗа.
67
3.4. Использование ЭВМ, компьютерной сети университета в де-лопроизводстве.
73
3.5. Архивное хранение документов. 75
Заключение. 82
Литература. 84
Приложения. 86

ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях для повышения эффективности управления не-обходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управлен-ческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Со-вершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется доку-ментация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Значение делопроиводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универ-сальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» руко-писным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с ис-пользованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация бу-дет обладать юридической силой и может быть использована только при со-вершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и исполь-зования документов и документной информации будут достаточно точно под-держиваться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводст-ва.
Целью данной дипломной работы является анализ системы документаци-онного обеспечения деятельности факультета, как научно-учебного подразде-ления ВУЗа. Данная цель реализуется в рамках конкретных задач:
• исследование генезиса системы государственного делопроизводства;
• изучение нормативно-методической базы делопроизводства;
• определение общих понятий современной системы документационного обес-печения управленческого процесса;
• изучение систем ведения документации;
• определение особенностей управленческого процесса на факультете, влияю-щих на документационное обеспечение;
• определение перечня документов, являющихся примером систем документа-ции факультета. Определение перечня пользователей данной системы;
• построение схем движения документов между факультетом и другими участ-никами документооборота;
• разработка предложения по оптимизации документоведения: документообо-рот на факультете.
Поставленные задачи решаются в соответствующих разделах работы.

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1. История развития системы государственного делопроизводства
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин “делопроизводство” в России возник, по данным словарей рус-ского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фикси-руют его употребление, следовательно в речевой практике он появился несколько рань-ше)[14]. Этот термин образован от сочетания слов “производство дела”. Значение его стано-вится понятным, если иметь в виду, что термин “дело” обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина “де-лопроизводство”. Значение дела как собрание документов, относящихся к какому-либо во-просу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следу-ет, что при возникновении термин “делопроизводство” определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с офици-альными документами.
Основными результатами периода 20-х годов были следующие[14]:
- организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;
- вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере доку-ментационного обеспечения управления (ДОУ);
- практики работы ведомств, учреждений организаций по документированию управ-ленческой деятельности “общего делопроизводства” и специальных систем документации.
Организационно-научная деятельность по организации в сфере управления была за-креплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства.
Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись по следующим основным направлениям:
- документооборот учреждений и методы его оптимизации;
- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документа-ции;
- контроль исполнения документов;
- хранение документов.
Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокра-щались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабаты-вались маршруты курьерской связи. В рекомендациях Института техники управления по вы-полнению учреждениями операций предлагалось, по возможности отказаться от регистра-ции исходящей корреспонденции. Пропагандировалась “безрегистрационная система”, ба-зировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Одна-ко низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.
По системе и направлениям обследования объектов Институтом технического управ-ления практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате деталь-ного обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику сущест-вующего положения дел в организации; во вторых - намечались конкретные пути реоргани-зации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспон-денции, курьерская связь, порядок исследования и контроль, отправка документации.
В проекте “новой системы делопроизводства” Института технического управления излагались следующие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:
- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упро-щенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;
- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;
- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возла-гается на определенное лицо.
В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная административ-но-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернатив-ных подходов к организации государственного делопроизводства.
Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблемы концентрации в обще-государственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 году собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдви-нутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документа-ционного обеспечения управления:
- создание организационно-методического центра для руководства постановкой де-лопроизводства;
- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
- механизация труда “канцелярских работников;
- проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;
- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроиз-водства;
- создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки ком-плекса проблем документационного обеспечения.
Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Ве-ликая отечественная война.
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления на-родного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документа-ционного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х годов представляется малодоказательным и справедливо лишь от части для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70 годах[14].
В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механиза-ции труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Главному архивному управлению и ряду государственных коми-тетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой рабо-ты можно считать подготовку в 1965 г. “Материалов к Единой государственной системе делопроизводства” В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа[8].
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных класси-фикаторов Общероссийского классификатора управленческой документации(ОКУД), Обще-российский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классифика-тор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др. технико-экономической ( а позднее и со-циальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государст-венных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появи-лось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управле-ния значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры по-иска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций[14].
Особенно остро отставание нашей страны выявилось в 80-90 гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементарной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции “бу-мажного офиса”. Это отнюдь не умоляет достижений отечественной науки в области управ-ления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных про-блем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем докумен-тации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управлен-ческих работников.
В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов, унифицированных систем, адаптиро-ванных к современным условиям, и Основные положения по велению системы классифика-торов и УСД. Поскольку в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была изменена концепция подхода к определению струк-туры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управле-ния, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих доку-ментов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. не одна унифицированная система документации не была издана массовым тира-жом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распростране-ние компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнори-руют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления докумен-тов[14].
1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нор-мативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию соз-дания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учрежде-ния, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.[8]
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и докумен-тации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распо-ряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комите-тов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информа-ции;
- Государственную систему документационного обеспечения управления. основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
- нормативные документы по организации архивного хранения документов.
В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий все-стороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом до-кументацию.
Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями (рис. 1.2.1).
Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различ-ных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.
1. Государственная архивная служба России и её органы занимаются сбором и хра-нением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране.
Она разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.
Местные архивные органы и государственные архивы также выполняют соответст-вующие задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых норма-тивов и методических разработок и контролю за их соблюдением.
2. На комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертифика-ции возложена в свою очередь ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая коорди-нация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращаю-щихся в различных сферах деятельности форм документов.

Рис. 1.2.1 Органы государственной власти и управления документацией
Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Как прави-ло, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления до-кументацией и совершенствования делопроизводства. Им принадлежит определение совер-шенствования документации и организации работы с ней.
В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. В структуре работников должна быть учтена численность сотрудников делопроизводителей службы по отношению к общей численности работников, или по количественным нормам выработки в единицу времени.
Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому направ-лению руководства документацией, а также координация, экспертиза и утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий закреплены за Государственным комитетом по труду и социальным вопросам ( в настоящее время - Министерство труда).
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учрежде-ния, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы ор-ганизации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридиче-ских лиц.
Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотно-шений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоот-ношений и др.
Основными из них являются:
1. Закон Российской Федерации “О стандартизации”
2. Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и защите информации”
3. Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене”
4. Закон РФ “О государственной тайне”
5. Закон РФ “Об Архивном фонде РФ и архивах”
Закон Российской Федерации “О стандартизации” от 10 июня 1993 года № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, обществен-ных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандарти-зации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение по-ложений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.
Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, го-сударства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частно-сти: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней; порядок правовой защиты ин-формации.
Документирование информации - обязательное условие для ее включения в инфор-мационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.
Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотрен-ными законодательством РФ, в том числе он имеет право:
- назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресур-сами, или оперативное управление ими;
- установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты ин-формационных ресурсов и доступа к ним;
- определять условия распоряжения документами при их копировании и распростра-нении.
Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, орга-низация и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента “Об основах государственной политики в сфере информатизации” от 20 января 1994 года, постановлениях Правительства “Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ” от 1 декабря 1994 года, “Об улучшении информационного обеспечения населения РФ” от 12 января 1996 года и др.
Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене” от 4 июля 1996 года № 85-Ф№ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защи-ту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информа-ционном обмене.
Закон РФ “О государственной тайне” от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует от-ношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассек-речиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.
Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верхов-ным Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование организации архив-ного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, про-дажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интере-сах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной час-тях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его за-щиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законо-дательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.


  Скачать полную версию - deloproizvodstvo-v-uchebno-nauchnom.rar [104.05 Kb] (cкачиваний: 32)